河北省司法厅
您当前的位置:河北省司法厅 >> 公证工作

河北省唐山市华忆公证处在全省率先建立“公证档案数字化管理中心”

2016-12-05 16:38:14
【字号: | | 【背景色 杏仁黄 秋叶褐 胭脂红 芥末绿 天蓝 雪青 灰 银河白(默认色)

  自去年省厅部署公证档案信息化建设工作以来,唐山市华忆公证处高度重视、积极作为、强力推进,提前完成了公证档案数字化采集工作,并率先在全省建立“公证档案数字化管理中心”,有效提升了公证服务水平,取得了明显成效。

  一、夯实基础,保障公证档案信息化建设顺利开展

  根据公证档案数字化管理需要,唐山市华忆公证处投入30余万元,配备了专用的电脑及系统软件、高速扫描仪、高清拍摄仪、热熔装订机、二维码扫描枪、条码打印机、脚踏键盘、移动硬盘等先进设备,为此项工作的落实提供了有力的物质保障。同时,针对各种专用设备的使用、纸质档案数字化采集制作、音视频资料及电子文档的导入、查阅以及数字化档案的检索、浏览、统计、备份、调用等重点内容进行专业培训,确保公证档案录入工作顺利进行。

  二、多措并举,圆满完成公证档案数字化采集工作

  公证历史档案数字化采集工作任务重、范围广,是一项大工程。唐山市华忆公证处由原唐山市公证处、唐山市第二公证处、中信公证处、路北区公证处和路南区公证处五家公证机构整合而成,截至今年9月,整合前的五家公证处和整合后的华忆公证处公证档案共计175752本卷宗、445万页之多。唐山市华忆公证处根据省厅、市局工作部署,召开专门的工作推进会,制定了详实的工作方案,统筹安排、有序推进,确保公证档案录入工作顺利完成。

  (一)主动协调,争取支持唐山市华忆公证处175752本公证档案中,有102718本已移交当地档案局,面对巨大的采集工作量,公证处主动争取,唐山市司法局大力支持,积极协调当地档案局,经过统筹安排,公证处整合前移交档案局的卷宗委托专业扫描公司录入,自2008年8月华忆公证处整合以来的73034本卷宗由公证处完成扫描录入。

  (二)倒排工期,督导查漏。实施工作目标倒排机制,定期了解工作进展,查看工作进度,对工作进度进行监督。倒排工期有计划分批次开展工作,确保了华忆公证处公证档案信息化建设如期完成。由于档案录入管理工作量大,容易出现差错,因此在档案录入过程中,公证处加强督导检查,定期查漏补缺,保质保量完成档案录入工作。

  (三)全员上阵,抢抓时间。今年5月开始,华忆公证处采取部分人员抽调、外聘和全员参与相结合的办法,全处人员齐上阵,全力投入档案采集工作。在做好个人日常工作的同时,工作日每天加班五个多小时,周六周日全天加班,有效合理利用时间,打好攻坚战。工作中,工作人员合理分工,协同合作,进行拆解、整理、扫描、录入、装订等作业。通过高效率的组织,高强度的工作,跨域40多个年度的公证档案数字化采集工作扎实推进,进展顺利,提前完成。

  三、构建“数字公证”,公证服务上水平上台阶

  唐山市华忆公证处公证档案资源丰富、数据量大,通过公证档案信息化建设,在全省率先建立了公证档案数字化管理中心,构建成为覆盖全部历史档案并随时积累的“数字公证”,在提高工作效率、提升公证质量、方便办证当事人方面成效显著。

  公证档案数字化管理中心建成后,极大的提高了工作效率。省厅配发的公证档案信息化系统专用软件具备数字化文档的检索、浏览、统计功能,数字图像查看、视听资料播放及其他数据的调阅功能;具备数字化文档备份、拷贝及公证登记簿、档案索引的打印生成等功能。以前,想要查询一件公证,要翻阅几本甚至几十本案卷,耗时几个小时;现在,担负着检索和查询任务的只是一台服务器,查询者只要报出申请人姓名或其他身份信息,工作人员只需轻点鼠标,几秒钟就能查到该申请人是否办理过公证,办理过哪类公证,放在哪本案卷里。

  公证档案数字化管理中心建成后,公证服务更加便民利民、高效便捷。当事人之前办理过公证的,公证处可直接从系统中查阅、打印原档案信息,各种信息相互印证,免去了当事人重新开具证明材料等诸多麻烦。比如来到公证处办理继承公证的张某,因多次搬迁,居委会不予开具证明信,但张某的父亲生前曾在原路南公证处办理过继承公证,华忆公证处通过软件快速调取了原公证案卷中的相关证明信,使得现继承公证顺利进行,减少当事人往返公证处的次数,真正实现了“让数据多跑路、让百姓少跑腿”。

  公证档案数字化管理中心建成后,公证质量进一步提升。当事人在办理公证事项时,无论提交当初整合前任何一家公证处办理的公证书,都可通过公证档案数字化系统快速核实其真伪,确保办证依据的真实可靠。在办理遗嘱继承的时候,可通过系统模糊搜索的功能,搜索出立遗嘱人以往在五家公证处整合前办理的所有遗嘱公证,减少了遗漏继承人、遗漏最近遗嘱的风险。如李某来到公证处办理遗嘱继承公证,通过管理中心核实遗嘱公证书时,发现立遗嘱人还有其他遗嘱,并且时间晚于当事人提交的遗嘱,当事人回到家中确认了后一份遗嘱的存在,公证处有效避免了办证风险。(唐山华忆公证处供稿)

关键词:

分享到:
打印 收藏本页
责任编辑:司法公正

相关新闻

主办单位:河北省司法厅
备案序号:冀ICP备10001396号-7 技术支持:长城网
最佳使用效果:1024*768分辨率/建议使用微软公司IE6以上